color-300343
Słowo outsourcing jest obecnie bardzo modne. Pozwala znacząco zredukować koszty i poprawić jakość funkcjonowania organizacji. Czy w przypadku druku różnorakich materiałów firmowych outsourcing również się sprawdza?

Wszyscy wiedzą, że czas to pieniądz. Niepotrzebne czynności i bezproduktywne działania to marnowanie zasobów. W tym kontekście, samodzielne drukowanie i zarządzanie flotą drukującą są dodatkowym obciążeniem dla firm. Dlaczego tak się dzieje? W tradycyjnym modelu opartym na sprzedaży (np. kartridża) ryzyko ukrytych kosztów związanych z niską wydajnością, wydatkami na reklamację, przestojami i serwisowaniem drukarek obciążają klienta. To klient musi interesować się bieżącą konserwacją, wymianą kartridży, czy zamawianiem „fachowców”, gdy nagle drukarki odmawiają posłuszeństwa. A tego typu problemy potrafią na całe godziny sparaliżować pracę biura.

Firma Black Point proponuje w takiej sytuacji nowatorski model, który opiera się na dwóch filarach – koncepcji Lean management oraz MPS. Lean management to klasyczna już, wywodząca się z Japonii, szkoła zarządzania firmą poprzez maksymalną redukcję kosztów i dostarczaniu klientowi najtańszego rozwiązania, dzięki eliminacji czynności, które nie wpływają na wartość danego produktu. Lean management znacząco ogranicza marnotrawstwo. MPS (Managed Print Services) to natomiast usługa, która wprowadza Lean Management do obszaru zarządzania drukiem. Dość powiedzieć, że samo tylko wdrożenie systemu zarządzania drukiem w jakiejkolwiek jego formie, powoduje co najmniej kilkunastoprocentowy spadek zbędnie drukowanych stron.

Co taki model oznacza w praktyce? W modelu MPS ryzyko dostawy produktów niskiej jakości obciążają sprzedawcę, a nie klienta. MPS optymalizuje koszty operacyjne związane z drukowaniem i inwestycje we flotę drukującą. Usługa jest oparta na przejrzystym systemie. Proponuje pełną automatyzację zamówień. Jak to działa w praktyce?

Otóż, system PROFITS MPS śledzi zużycie kartridży i informuje kiedy wysłać nowy kartridż do klienta, kiedy go wymienić i odebrać do recyklingu. System prognozuje przyszłe potrzeby klientów – kto, kiedy, ile i czego potrzebuje, a także kontroluje jakość i wydajność sprzętu. Ponadto, w ramach tego systemu klient może wybrać opcję płacenia za wydrukowaną stronę. Daje to korzyść w postaci przejrzystości całego procesu. PROFITS MPS jest niezależny od oprogramowania drukarki. W tym systemie klient jest wyposażony w dostęp on-line prezentujący wszelkie dane na temat jego floty. Na uwagę zasługuje też fakt, iż dostawca usługi wspiera w procesie jej wdrażania zarówno swoich partnerów handlowych, jak i klienta końcowego.

Jeśli zarządzanie flotą drukarek obsługuje jedna firma i jeden system dostawa eksploatacji nie szwankuje. Wszystko działa zawsze na czas, bez błędów. Co istotne, identyfikacja nieefektywnych, eksploatowanych nadmiernie bądź niezgodnie z przeznaczeniem drukarek występuje bardzo szybko i automatycznie. Przy tym modelu nie ma miejsca na telefoniczne zamawianie lub zgłaszanie problemów, ręczne liczenie kosztów druku, eksploatacji, serwisu itp. Dzięki temu zredukowane zostają praktycznie do zera nieplanowane przestoje w pracy urządzeń. Taki sposób gospodarowania materiałami eksploatacyjnymi sprawia również, że istnieje możliwość redukcji, a nawet całkowitego zlikwidowania nadmiarowego stoku magazynowego po stronie dostawcy, a także zapasowego bufora tonerów po stronie Klienta końcowego.

Jeśli nie mamy już w firmie dyskusji na temat cen kartridży i usług serwisowych to znacząco wzrasta przewidywalność kosztów; system automatycznie generuje raporty na temat wykorzystania floty. W jaki sposób usługa jest realizowana?

Black Point używa unikalnej technologii – złożonej, ale prostej w obsłudze, która kontroluje każdy najmniejszy detal mający wpływ na codziennie koszty operacyjne (system kontroluje pełny cykl życia każdego materiału eksploatacyjnego – od zamówienia, przez zainstalowanie, aż po wymianę na nowy).

MPS eliminuje koszty i zapewnia jeden spójny system. Black Point, co równie ważne, stosuje kartriżdze refabrykowane; ogranicza w ten sposób emisję CO2 i ilość śmieci. Istotne może być jeszcze to, że dla systemu Black Point nie ma znaczenia na jakim sprzęcie/eksploatacji jakiego producenta pracuje klient.

Reasumując: outsourcing w świecie druku jest tak samo skuteczny jak w innych obszarach, a polska spółka Black Point, jako podmiot działający na rynku już od wielu lat z niemałymi sukcesami, wydaje się gwarantem skuteczności powyższych rozwiązań.
PATM